Bureau Jeugdzorg Groningen

Meer print- en kopieergemak tegen lagere kosten

Bureau Jeugdzorg is bedoeld voor vragen die te maken hebben met ernstige problemen rond opgroeien en opvoeden van kinderen tot 18 jaar. Bureau Jeugdzorg Groningen, waar ongeveer 250 mensen werken, is de centrale toegangspoort voor alle vormen van jeugdzorg in de provincie Groningen.

De situatie
Het contract met de vorige leverancier van copiers liep ten einde, wat voor Bureau Jeugdzorg Groningen aanleiding was om te kijken hoe het kon bezuinigen op toner en papier. Naast twaalf kopieerapparaten beschikte Bureau Jeugdzorg ook over een flink aantal kleuren- en zwart-witprinters.

De oplossing
Bureau Jeugdzorg besloot de bestaande apparaten te vervangen door multifunctionele copiers, en deze in het netwerk te integreren. Dit om er ook direct vanaf de werkplek op te kunnen printen. Bureau Jeugdzorg vroeg hiervoor bij vier partijen een offerte aan. De keus viel op Scholten Awater. “Ons belangrijkste criterium was kostenbesparing”, licht systeem- en netwerkbeheerder Harry Driever van Bureau Jeugdzorg toe. “Maar daarnaast hechten wij ook veel waarde aan de goede service en snelle bereikbaarheid van de supportafdeling bij Scholten Awater.”

De uitvoering
Scholten Awater leverde en installeerde elf multifunctionele copiers. Harry Driever: “Ze zijn allemaal geïntegreerd in netwerk dus we kunnen nu ook beveiligde printopdrachten geven, en deze vervolgens bij het apparaat laten uitdraaien door het ingeven van een pincode. Maar we hebben er nog meer functionaliteit bij gekregen die we voorheen nooit gebruikten, zoals de mogelijkheid om vanaf de multifunctional te mailen en faxen. Dat werkt echt papierbesparend.”

Voor het gemak
Harry Driever: “We denken dat de oplossing van Scholten Awater ons zeker de kostenreductie zal opleveren die we voor ogen hadden. Alleen al op papiergebruik verwachten we een besparing van bijna 35 procent. Voorheen zaten we op anderhalf miljoen A4'tjes op jaarbasis, maar ik denk dat we makkelijk naar 950.000 stuks kunnen. Daarnaast gebruiken we niet alleen één kopieerapparaat minder, maar hebben we ook een stuk of tien printers uit het netwerk kunnen halen. Voorheen hadden we voor elke printer weet ik hoeveel toners op de plank liggen. Dat is teruggebracht naar een minimale voorraad, hetgeen nogal wat kosten bespaart. Van de multifunctionals krijg ik automatisch een melding dat de toner op is. Vervolgens stuur ik een mailtje naar Scholten Awater en de volgende dag staat de nieuwe toner aan de balie. Over gemak gesproken.”