Gemeente Amsterdam Stadsdeel Centrum

Kostenreductie en continuïteit in beveiligde printeromgeving

Stadsdeel Centrum van de gemeente Amsterdam telt zo’n 1100 medewerkers, waarvan ruim tweederde werkzaam is op een van de vier locaties van de gemeentelijke organisatie. Met 800 kantoorwerkplekken verdeeld over die vier locaties is het niet moeilijk voor te stellen dat er dagelijks nogal wat documenten geprint worden binnen het stadsdeel.

De situatie
Om het aantal printers te reduceren en daarmee kosten te besparen zocht Stadsdeel Centrum een centrale printeroplossing voor de verschillende vestigingen. Scholten Awater wordt als vaste IT-leverancier gevraagd een beveiligde printeromgeving in te richten, waarbinnen alle medewerkers via één centraal netwerk kunnen printen. Hardware-reductie, continuïteit in beschikbaarheid en databeveiliging zijn daarbij de belangrijkste vereisten.

De oplossing
Om het aantal printers te reduceren wordt een infrastructuur ontworpen van zo'n 40 centrale printsites met in totaal ruim 100 printers. De printsites worden beveiligd met een SafeCom-oplossing van Datascan: medewerkers van de gemeente kunnen zich met een eigen sleutel met een ID-code identificeren bij de printers, waarna de documenten van de betreffende gebruiker uit een buffer worden uitgedraaid. Privacygevoelige of andere vertrouwelijke informatie komt via deze manier van 'pull'- of 'follow-me'-printing pas zwart op wit te staan op het moment dat de gebruiker zelf bij de printer inlogt.

De uitvoering
Scholten Awater levert circa 80 HP LaserJet zwart-wit printers om de 40 printsites in te richten en zo'n 20 HP kleurenprinters, waarvan er 1 à 2 per etage worden geïnstalleerd. Daarnaast worden de SafeCom-modules geleverd die nodig zijn om de beveiliging in te richten. Ook biedt Scholten Awater ondersteuning bij de configuratie van de netwerkprinters en het inrichten van printerbeheer.

Voor het gemak
Fred van der Neut, hoofd automatisering Gemeente Amsterdam Stadsdeel Centrum: "De zogenaamde follow-me printeroplossing die Scholten Awater geleverd heeft, biedt onze gebruikers veel gemak. Zonder dat zij zich zorgen hoeven te maken over de veiligheid van data. Bij het implementeren van een oplossing voor netwerkprinting merk je toch al gauw dat medewerkers bang zijn dat vertrouwelijke informatie zomaar ergens uit een printer rolt. Met de SafeCom-oplossing voor beveiligd printen, kunnen medewerkers nu op elk gewenst moment printopdrachten naar de netwerkprinters sturen. Pas wanneer de gebruiker zich feitelijk bij de printer identificeert met zijn sleutel, worden de stukken uitgedraaid. Dat scheelt medewerkers meteen ook een hoop keren naar de printer lopen, buffers kunnen nu immers in een keer uitgedraaid worden. We krijgen veel enthousiaste reacties, het blijkt echt prima te werken. Ook in geval van onderhoud of storingen werkt de oplossing uitstekend. Waar we gebruikers voorheen moesten omhangen in het netwerk, kunnen we hen nu heel eenvoudig verwijzen naar een andere printsite. Scholten Awater staat vervolgens voor ons klaar met eerstelijns support."