Microsoft Open Value Agreement voor Plukon Royale Groep

De met SA afgesloten Agreement voor 400 werkplekken kwam na het uitvoeren van de Software Live Check als beste optie naar voren. “Met een Open Value Agreement zijn we verzekerd van upgrades, training en support. Bovendien kunnen we de investering over drie jaar spreiden.” Aldus Ray Mennink, IT-manager Plukon Royale Groep.

Met zes slachterijen, vijf verwerkingsbedrijven en een slachtcapaciteit van ruim vier miljoen kippen per week behoort de Plukon Royale Groep tot de grootste spelers op de Europese markt voor pluimveevlees. De vestigingen van de groep liggen verspreid over Nederland, Duitsland en België.

Naar aanleiding van een aantal recente overnames en veranderingen in de organisatie wilde de Plukon Royale Groep weten hoe zij er op softwaregebied voor stond. Uit een door Scholten Awater uitgevoerde Software Live Check bleek dat er op bepaalde gebieden licentietekorten waren. Ook was er de behoefte om voor sommige toepassingen op nieuwe of andere licenties over te gaan.

Verschillende scenario’s
Plukon vroeg Scholten Awater mee te denken over een oplossing. “Zij hebben de onderzoeksresultaten geanalyseerd en verschillende scenario’s voor ons geschetst en doorgerekend”, vertelt IT-manager Ray Mennink van Plukon. “Licentiebeheer is een brei, en met producten zoals MS SQL Server maakt Microsoft het je bepaald niet makkelijker. Dankzij de analyse van Scholten Awater konden wij verschillende alternatieven goed onderbouwd presenteren aan de directie.”

Open Value Agreement
Uiteindelijk lagen er drie hoofdopties op tafel. Alle benodigde licenties in een keer aanschaffen, een EA Agreement afsluiten of een Open Value Agreement afsluiten en over 3 jaren afbetalen. Mennink: “Daarbij hebben we niet alleen de kosten vergeleken, maar ook naar andere zaken gekeken. Bij de Open Value Agreement is bijvoorbeeld Software Assurance inbegrepen, zodat je verzekerd bent van upgrades, training en support. Bovendien maakt een dergelijke overeenkomst het mogelijk de investering over drie jaar te spreiden. We hebben met Scholten Awater alle opties goed bekeken en doorgerekend. Het bleek dat alles in één keer aanschaffen het goedkoopste zou zijn. Maar het zou ook betekenen dat we direct de volledige investering moesten doen. Als je bekijkt wat dat aan renteverlies kost, dan komt het op hetzelfde neer.”

Werkplekken en serveromgeving
Plukon besloot te kiezen voor een Open Value Agreement met betaling over 3 jaren. “In totaal ging het om Office-licenties voor meer dan 400 werkplekken”, vervolgt Mennink. “Daarnaast hebben we meteen de benodigde SQL en Windows serverlicenties aangeschaft voor onze centrale omgeving, die we op dat moment aan het vernieuwen waren.” De implementatie bleek nog een behoorlijke klus: "Met Scholten Awater verliep alles makkelijk, ondanks de druk vanuit Microsoft om e.e.a voor een specifieke periode in te hebben geregeld."

Het gemak van standaardisatie
Wat de nieuwe licentie-overeenkomst Plukon heeft opgeleverd is volgens Mennink nog moeilijk in te schatten. “Het is de bedoeling om meer overzicht te krijgen. In het geval van toekomstige overnames is het voor ons in elk geval eenvoudiger om de IT-omgeving van andere bedrijven snel in de organisatie te integreren. Door het centraliseren van het licentiebeheer profiteren we van het gemak van standaardisatie en zijn we altijd up-to-date.”

“Licentiebeheer is een brei. Dankzij de analyse van Scholten Awater konden wij verschillende alternatieven goed onderbouwd presenteren aan de directie.”
Ray Mennink, IT-manager Plukon Royale Groep