ROC Drenthe College

Ruimte voor proactief beheer door uitbesteding logistieke taken

Drenthe College is een Regionaal Opleidingen Centrum (ROC) voor middelbaar beroepsonderwijs en volwasseneneducatie. De circa 800 medewerkers verzorgen onderwijs voor meer dan 10.000 jongeren en volwassenen. Dit doen ze op vestigingen in Assen, Coevorden, Emmen, Hardenberg, Hoogeveen, Meppel en Steenwijk.

De situatie
De werkplekomgeving van Drenthe College bestond voorheen uit ongeveer 1.600 pc’s. Op sommige locaties maakte men echter weinig gebruik van de vaste werkplekken. Bovendien was een groot deel van de apparatuur economisch afgeschreven, waardoor 500 tot 600 pc’s sowieso aan vervanging toe waren.

De oplossing
Uit nader onderzoek bleek dat het mogelijk was het pc-park tijdens de vervangingsronde te downsizen tot zo’n 1.200 werkplekken. Om deze operatie goed te laten verlopen bereidde Drenthe College het project voor in nauwe samenwerking met een projectleider van Scholten Awater. “Bij wijze van pilot zijn we eerst op één locatie gaan klokken, om te kijken hoe lang je over een klaslokaal doet”, vertelt ICT-manager Jacco Heikoop van Drenthe College. “Dan merk je wat de tijdvertragende factoren zijn. Zo bleek bijvoorbeeld dat het efficiënter was om de verschillende beveiligingssloten niet te openen, maar door te knippen.”

De uitvoering
Om de eigen IT-afdeling te ontlasten, besteedde Drenthe College zoveel mogelijk logistieke diensten tijdens de uitrol uit aan Scholten Awater. In slechts twee weken werden op alle twaalf vestigingen de pc’s vervangen. Om het onderwijs niet te verstoren gebeurde dit volledig tijdens de vakantieperiode.

Voor het gemak
Heikoop: “Het is gelukt om binnen de gestelde tijd alles te vervangen zonder verstoring van het primaire proces. En dat met een team van maar vier, vijf man. Door logistieke en reactieve taken aan Scholten Awater uit te besteden hebben wij zelf bovendien meer ruimte voor het proactieve werk, zoals het monitoren van de performance van systemen. Dat levert de organisatie een besparing op van zo’n 13 fte.”