Universiteit Maastricht

Tijdsbesparing en gemoedsrust door levering op kamerniveau

De Universiteit Maastricht (UM) is de jongste universiteit van Nederland en is met haar 11.500 studenten en ruim 3.000 medewerkers nog steeds groeiende. De UM heeft in zowel binnen- als buitenland naam gemaakt met haar innovatieve onderwijsmodel, vooruitstrevende onderzoek en internationale oriëntatie.

De situatie
In het bestek van haar Europese aanbesteding stelde de UM als eis dat computerapparatuur op kamerniveau zou worden geleverd. Dit om andere afdelingen, zoals bijvoorbeeld recepties, niet onnodig te belasten, en het zoekraken van apparatuur te voorkomen.

De oplossing
We stelden de UM voor om de apparatuur met onze eigen transportdienst te leveren, in plaats van met een koerier of externe bezorgdienst. Op kamerniveau, op basis van afspraken met de gebruiker.

De uitvoering
Alle apparatuur wordt nu op deze manier geleverd. Pc’s van HP, Lenovo notebooks, Philips monitoren én alle benodigde randapparatuur en accessoires. Voor elke levering is er één contactpersoon per kamer, plus een back-up. Pas als die beiden niet aanwezig zijn, nemen we contact op met afdeling inkoop voor een alternatief afleveradres. In de praktijk blijkt dit echter nauwelijks nodig te zijn; eigenlijk wordt er altijd geleverd aan degene die de apparatuur ook nodig heeft.

Voor het gemak
De nieuwe manier van werken bespaart de UM niet alleen veel tijd, maar levert de organisatie ook gemoedsrust op. Senior inkoper Hans Schnock, die de aanbesteding coördineerde: “De communicatie over de leveringen loopt nu via de gebruiker zelf. Dat werkt een stuk efficiënter. Wat ik daarnaast erg prettig vind is dat Scholten Awater voor ons voorraad aanhoudt. Dat is niet verplicht vanuit de aanbesteding, maar ze doen het toch. Hierdoor kunnen ook kleine bestellingen van één of twee pc’s op korte termijn worden geleverd.”