Gemeente Amsterdam Stadsdeel Oost-Watergraafsmeer

Optimale inzet projectresources door slim uitbesteden

De stadsdeelbesturen van de gemeente Amsterdam worden in hun taken ondersteund door zogeheten stadsdeelorganisaties. In Oost-Watergraafsmeer werken bij deze organisatie ongeveer vijfhonderd mensen, die over eenzelfde hoeveelheid werkplekken beschikken.
 
De situatie
Vanwege de verhuizing naar een nieuw gebouw moest de hele ICT-omgeving van het stadsdeel opnieuw worden ingericht. De werkplekken, het serverpark, de netwerkapparatuur, de telefonie (VOIP) en uiteraard moesten ook alle applicaties en data worden gemigreerd.
 
De oplossing
Ordina verzorgde het traject voor Stadsdeel Oost-Watergraafsmeer. In zijn zoektocht naar een leverancier kwam projectmanager Erdinç Kaya van Ordina terecht bij Scholten Awater, vanwege het mantelcontract met de gemeente Amsterdam. “In de voorbereidingsfase heb ik een projectplan gemaakt, waarin stond opgenomen wie welke activiteiten, wanneer moest uitvoeren. Uiteraard had ik in dat stadium al veel contact met Scholten Awater,” aldus Kaya.
 
De uitvoering
Tijdens de uitvoering werkte Ordina voor de levering van de hardware samen met Scholten Awater. De werkzaamheden van Scholten Awater bestonden daarbij, naast de levering van de hardware ook uit bijbehorende activiteiten, zoals de afvoer van oude apparatuur, het verwijderen van data op oude apparatuur en het doorverkopen van oude desktops en servers. Kaya: “Ik heb dit allemaal bewust bij één partij gehouden om afstemmingsproblemen te voorkomen. Ik kon deze activiteiten aan Scholten Awater overlaten omdat zij bijvoorbeeld gecertificeerd zijn voor het verwijderen van data, en goede contacten voor het doorverkopen van apparatuur.”
 
Voor het gemak
Kaya: “De datum van de verhuizing stond vast, dus het project kon geen dag te laat opgeleverd worden. Dat vergt veel afstemming. Doordat de samenwerking met Scholten Awater soepel verliep, kon ik de extra beschikbare tijd inzetten voor andere activiteiten.”