Koninklijk Nederlands Instituut van Registeraccountants

Kostenefficiënt huurlicentiemodel voor nieuwste Microsoft werkpleksoftware

Het Koninklijk Nederlands Instituut van Registeraccountants (NIVRA) is een beroepsorganisatie van meer dan 14.000 registeraccountants. Op het kantoor van de organisatie in Amsterdam zijn 140 medewerkers werkzaam. Onlangs is het NIVRA gefuseerd met de beroepsorganisatie van AA-Accountants NOvAA (Nederlandse Orde van Accountants-Administratieconsulenten). Inmiddels gaan de organisaties samen verder onder de naam Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA), gevestigd in één pand in Amsterdam.

De situatie
Het NIVRA wil voor 140 vaste en flexibele werkplekken de overstap maken naar Microsoft Office 2010. Met het oog op de fusie en de samenkomst van de twee beroepsorganisaties in één pand dient de applicatieomgeving opnieuw ingericht te worden. Via onder andere Office Communicator wil de nieuwe organisatie gestroomlijnde communicatie en eenvoudige connectiviteit voor gebruikers realiseren. Het NIVRA vraagt Scholten Awater een advies uit te brengen ten aanzien van de kosten en mogelijkheden van verschillende Microsoft-licentiemodelen. Om de nieuwe software optimaal binnen de organisatie te implementeren, wordt Scholten Awater eveneens gevraagd een aanbod te doen voor het vervangen van het grootste deel van de aanwezige desktops en laptops.

De oplossing
Scholten Awater schetst diverse scenario’s voor de aanschaf van de licenties. Een huurlicentiemodel voor alle werkplekken biedt kostentechnisch de beste uitkomst. Het gebruiksvolume en daarmee het huurbedrag worden via deze overeenkomst jaarlijks vastgesteld. Bovendien is de organisatie met deze oplossing verzekerd van Software Assurance van Microsoft, en daarmee onder meer van training, support en upgrades. Ten aanzien van de hardware kiest het NIVRA op basis van goede ervaringen voor de betrouwbaarheid van HP.

De uitvoering
Naar aanleiding van het advies sluit Scholten Awater de contracten met Microsoft. Intensieve communicatie tussen Scholten Awater en Microsoft is daarin noodzakelijk. De IT-afdeling van het NIVRA installeert de nieuwe werkpleksoftware vervolgens zelf. Scholten Awater zorgt daarnaast voor de levering van de hardware en draagt met aanvullende logistieke en technische diensten bij aan een snelle uitrol. “De vervanging van de hardware is door de extra services van SA eenvoudig uitgerold door onze IT’ers”, geeft ICT-afdelingshoofd Eric Helsloot van het NIVRA aan. “De notebooks en laptops werden zeer vlot en uitgepakt op rolcontainers geleverd. Ook werden de images alvast door SA op de machines gezet.”

Voor het gemak
Ron de Rijk, hoofd ledenservice NIVRA: “De switch naar de nieuwe softwareomgeving werd gelijktijdig ook door fusiepartner NOvAA gedaan, zodat alle medewerkers van de nieuwe organisatie NBA in één keer overstapten naar de nieuwe applicaties. In het trainingstraject voor de nieuwe software werkten de medewerkers bovendien direct al met elkaar samen.” Helsloot: “Dankzij de huurlicentieovereenkomst is het beheer van de licenties naar de toekomst heel makkelijk gemaakt. Jaarlijks wordt bekeken hoeveel licenties we nodig hebben, zodat het huurbedrag steeds op het gebruik kan worden afgestemd en we altijd compliant zijn.”