Koninklijke Wagenborg

Kostenbesparing door goede licentie-overeenkomst

Koninklijke Wagenborg is gespecialiseerd in internationaal transport. De organisatie bestaat uit vijf divisies, die in hun kantooromgeving allemaal gebruik maken van Microsoft software.

De situatie
Medio 2009 liep de bestaande overeenkomst met Microsoft af. Reden voor Wagenborg om opnieuw te inventariseren welke software er nodig was voor welke gebruikers. “We zijn een groeiende organisatie”, licht ICT-manager Kees Bonthond toe. “Al onze divisies maken gebruik van software van Microsoft. Windows, Officeproducten en Exchange, maar ook Project en Visio.”

De oplossing
Na de inventarisatie heeft Wagenborg Scholten Awater advies laten uitbrengen en de onderhandelingen met Microsoft laten voeren. “Dat is niet onze core business”, verklaart Bonthond. “Maar het gaat wel om zo’n 500 gebruikers op verschillende locaties. Dus er is veel geld mee gemoeid. Voor Scholten Awater is het wel dagelijkse kost. Dus door hun expertise in te huren, weet je zeker dat je een goed contract afsluit.”

De uitvoering
Aangezien het ging om bestaande applicaties was er geen sprake van een implementatietraject, vertelt Bonthond: “Het was eigenlijk een puur administratief verhaal. Microsoft is met een voorstel gekomen voor de prijs en voorwaarden. Dankzij Scholten Awater is daar een scherpe prijs uitgekomen, dus zijn we akkoord gegaan.”

Voor het gemak
Uitbesteding van de licentie-overeenkomst heeft Wagenborg op twee manieren kostenbesparing opgeleverd, aldus Bonthond: “Licentiestructuren zitten complex in elkaar. Om de juiste structuur te kiezen heb je expertise nodig. Door Scholten Awater erbij te betrekken hebben we er zelf weinig tijd in hoeven te steken. Ze hebben ons veel werk uit handen genomen door het traject goed voor te bereiden en namens ons de onderhandelingen te voeren. Daarnaast hebben ze er voor ons gewoon een goede deal met Microsoft uitgesleept.”