PinkRoccade Healthcare

Transparantie, compliance en kostenreductie voor de lange termijn

PinkRoccade Healthcare levert met ruim 450 medewerkers systemen en managed services aan drie belangrijke segmenten in de Nederlandse gezondheidszorg: ziekenhuizen, geestelijke gezondheidszorg en care-organisaties. De IT-omgeving omvat zo'n 500 werkplekken, waarvan zo'n 90 procent laptops.

De situatie
Wegens de verzelfstandiging tot PinkRoccade Healthcare dienen Microsoft-licenties voor de complete organisatie aangeschaft te worden. De IT-afdeling van PinkRoccade Healthcare heeft de behoefte om snel tot inzicht te komen. Scholten Awater wordt ingeschakeld om in beeld te brengen wat op basis van behoeften de mogelijkheden zijn binnen verschillende licentiecontracten. Ramon Theunissen, manager ICT bij PinkRoccade Healthcare: “We wilden allereerst natuurlijk compliant zijn met een oplossing die ook kostentechnisch voor ons de beste optie is. Daarnaast was het van belang dat het contract meegroeit met onze organisatie. SA heeft voor software dedicated mensen in huis die beschikken over actuele kennis als het gaat om licenties en weten wat wel en niet kan. En die tegelijkertijd onafhankelijk en objectief kunnen adviseren over het gebruik van Microsoft-producten.”

De oplossing
Scholten Awater rekent de kosten en scenario’s voor zo’n vijf tot tien jaar door en adviseert een Microsoft Enterprisecontract op basis van koop met onderhoud. De initieel lagere kosten van huur wegen voor de behoefte van PinkRoccade Healthcare op de langere termijn niet op tegen de vaste lasten die binnen een huurcontract blijven bestaan. In aanvulling op de koop verzekert 'onderhoud' de organisatie echter wel van gratis upgrades, zodat in de toekomst niet steeds nieuwe licenties aangeschaft dienen te worden.

De uitvoering
Er wordt een Microsoft Enterprise Agreement voor 500 werkplekken gesloten. Verder beschikt de organisatie over de zogenaamde Software Assurance Benefits die bij de onderhoudsoptie van het contract horen. Medewerkers van PinkRoccade Healthcare mogen gratis opleidingen volgen ten aanzien van de softwarepakketten via Microsoft e-learning. Bovendien kan er gebruik worden gemaakt van softwarespecialisten op het gebied van Microsoft-producten die PinkRoccade Healthcare adviseren hoe de producten het best tot hun recht komen. Thuisgebruik van Office is voor medewerkers tegen een geringe vergoeding ook mogelijk.

Voor het gemak
Theunissen: "Natuurlijk hadden we zelf met Microsoft om tafel kunnen gaan, maar wij hadden niet de specifieke knowhow ten aanzien van licenties in huis om optimaal gebruik te kunnen maken van de inkoopmogelijkheden. SA heeft de verschillende scenario's voor de langere termijn voor ons in beeld gebracht en werkelijk gekeken naar wat de beste oplossing voor onze bedrijfssituatie was. Op basis daarvan heeft PinkRoccade de beste deal gekregen die past bij ons bedrijf. De softwarespecialisten van SA zijn daarin optimaal ondersteunend geweest. Als we vragen hadden kregen we desnoods 's avonds nog antwoord. En ook als we nu nog tegen dingen aanlopen, kunnen we die vragen bij hen neerleggen. De oplossing heeft ons volledige inzichtelijkheid en transparantie in softwarelicenties opgeleverd. En daarmee een verminderd bedrijfsrisico als het gaat om compliance. Plus kostenreductie door standaardisatie, een centraal aanschafbeleid en schaalgrootte."